COVID y la necesidad urgente de protocolos para el Home Office por Matías Nahón

por Matías Nahón, Managing Director, Berkeley Research Group, Argentina

Los cambios en las formas de trabajo, que ha impuesto la pandemia,
implican nuevos desafíos para las empresas. Muchos de estos cambios
llegaron para quedarse, y las empresas deben adaptarse.

¿Cuáles son los desafíos que trajeron estos cambios? A los efectos de
garantizar la continuidad de sus operaciones, las empresas se han
visto obligadas a volcarse hacia el trabajo desde casa (o home
office). Ningún gerente puede obviar que este paso trae aparejado, al
menos a priori, un riesgo para la seguridad de la información de la
empresa.

El home office impone reacondicionar los procesos, las políticas y
controles que garantizan la seguridad de la información “dentro” de la
empresa, hoy esa situación se ve ampliada a las casas de los
empleados. Lo importante es reaccionar rápido y adaptarse al nuevo
escenario creando, reformulando, o ajustando protocolos.

En general, se tiende a pensar sólo en soluciones tecnológicas. Sin
embargo, aunque es evidente la necesidad tecnológica podemos afirmar
que el núcleo de la solución siguen siendo los protocolos y
procedimientos formalizados. Estos protocolos deben customizarse en
función a cada necesidad, prestando atención a la fluidez del trabajo,
y teniendo presentes los riesgos. El traslado de tareas al home office
trae aparejado el riesgo de pérdida, o robo intencional, de
información sensible.

Lo primero que debe encararse es la formalización de procedimientos y
de la conducta para las actividades del home office. El registro
escrito de estos procedimientos, y el consentimiento firmado por parte
de los empleados, reducirá considerablemente futuros cuestionamientos
y conflictos laborales. Para ello, se debe contemplar también la
necesidad de brindar una capacitación (puede ser online) a los
empleados, que deje claras las responsabilidades individuales en el
manejo y uso de información de la empresa.

Los bancos, por las características de su negocio, siempre han estado
a la vanguardia en este tipo de cuidados. Sin embargo, siempre existe
el riesgo del robo físico de las computadoras de los empleados, o la
potencial de colusión de empleados (cuando existe doble chequeo).
Quien no pueda divisar este problema hoy, e implementar la solución
sufrirá los problemas en el futuro. Más allá de la vacuna, el Home
Office vino para instalarse, como aseguran casi todos los expertos.

El protocolo debe considerar la posibilidad de acceso exclusivo a las
tareas indicadas para cada responsabilidad, una política clara sobre
descarga de información a las computadoras usadas para trabajar, el
establecimiento de claves sólidas, individuales y rastreables para
cada usuario. Además, el protocolo debe contemplar el monitoreo, de
manera remota y sin violar la privacidad el usuario, por parte de la
empresa.

En cuanto a los equipos informáticos, podemos decir que si la empresa
es quien los provee es importante cerciorarse que posean los
requisitos mínimos de seguridad, para la ejecución de las actividades.
Los requisitos de seguridad esenciales son: sistema operativo original
y actualizado, antivirus, de preferencia no gratuito, y también
actualizado. La aplicación de controlador de dominio en las
computadoras corporativas también ayuda en el proceso de control,
evitando la instalación de aplicaciones no homologadas por la empresa.
En el caso de que el dispositivo utilizado sea del propio empleado,
cabe a la empresa requerir la aplicación de las buenas prácticas
documentadas en el protocolo. También los expertos aconsejan el uso de
VPNs, posibilitando una comunicación segura con la empresa.

Las empresas que puedan adaptarse e implementar estos protocolos
podrán concentrarse en su negocio. Quien se adelante en estas
acciones, tendrá mayor ventaja inmediata para enfrentar la retracción
económica que trajo el COVID a nivel mundial y poder enfrentar de
manera sólida los desafíos futuros de crecimiento.