Menos papel y más pantalla: la factura electrónica llegó para quedarse

La factura electrónica es una obligación impositiva que alcanza a más de 5.000 contribuyentes. Los profesionales de NeuralSoft explican cómo adaptarse a un cambio tan significativo para las empresas y tan desafiante para contadores y responsables de Finanzas.

Más de 5.000 contribuyentes deben emitir sus comprobantes de ventas bajo el modelo de facturación electrónica desde del 1° de julio de 2015, según la Resolución General 3.749 emitida por laAFIP. Si bien hay una tolerancia para pasarse definitivamente a esta modalidad hasta el 1º de octubre, son muchos aún los organismos, empresas y diversos contribuyentes que lo tienen como cuenta pendiente. Es momento de apostar a un cambio, a un nuevo paradigma que todavía genera muchas dudas, pero que puede traer múltiples beneficios.

Cómo y por qué hacer el cambio

Este proceso de cambio ofrece ciertas ventajas que pueden pasarse por alto si sólo se pone el foco en los inconvenientes que trae aparejados modificar costumbres y estilos de trabajo ya internalizados y estandarizados. Por eso esta regulación no debería ser tomada sólo como una exigencia, sino como una oportunidad.

Actualmente, el registro de operaciones por vía electrónica se puede realizar de tres maneras: facturación en línea, Webservices de la AFIP y aplicativo. La factura en línea es la opción más elegida por las personas físicas que tienen un caudal mínimo de emisiones de factura. Están obligados a este sistema los autónomos y también los monotributistas ubicados en las categorías H, I, J, K y L, es decir, los que facturan más de $ 240.000 al año.

Por el contrario, si se trata de contribuyentes que emiten muchos comprobantes, lo habitual es el uso de Webservices o el aplicativo. Es aquí donde aparece la importancia de contar con una herramienta tecnológica eficaz que permita emitir facturas electrónica y que se integra a la gestión administrativa de la empresa en forma ágil, segura y confiable.

Mientras la empresa trabaja, el sistema se encarga de las facturas

Anticipándose a las necesidades de los usuarios, NeuralSoft desarrolló Presea ERP y Rubiro, dos softwares de gestión para distintos tipos de empresas que están preparados para la emisión de facturas electrónicas, con la ventaja de funcionar en forma completamente integrada al resto del sistema de gestión. Ambas soluciones informáticas se conectan en forma directa con los Web Services de la AFIP para asegurar una respuesta ágil e inmediata que no dificulte la operación habitual. Así se da eficaz respuesta a la RG-AFIP 1361/02 de almacenamiento de duplicados electrónicos.

Estos sistemas están diseñados para automatizar la puesta a disposición de los clientes de los comprobantes emitidos. Proveen una plataforma web donde los comprobantes son almacenados y pueden ser visualizados por los destinatarios, mientras se envía avisos a ambas partes de la disponibilidad del comprobante y de la notificación.

Las soluciones de NeuralSoft permiten la solicitud inmediata del CAE (Código de Autorización Electrónico que otorga AFIP por cada comprobante solicitado y autorizado, que es lo que da valor fiscal al documento electrónico) y el almacenamiento de los comprobantes.

Además ofrecen dos formas de efectuar los comprobantes de manera electrónica: en línea y la modalidad de lote. La primera permite realizar el pedido del CAE en el momento que se está realizando la operación. Esta opción es ventajosa para las empresas que necesitan un proceso de facturación ágil, como por ejemplo, venta en mostrador. La segunda, fuera de línea por lote, permite generar un conjunto de facturas y luego solicitar el CAE para todos los comprobantes al mismo tiempo. Es una opción apropiada para empresas que no cuentan con conexión permanente a Internet o bien, para aquellas compañías que tienen gran volumen de facturación.

Seis ventajas evidentes

1) DESPAPELIZACIÓN: un documento es transformado en una imagen digital y es almacenado en una base de datos, pudiendo acceder al mismo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de tener que acudir al documento físico.

2) AHORROS ECONÓMICOS: en insumos como tóner y cartuchos, sobres, correo y distribución, ya que las facturas electrónicas se envían vía mail.

3) MAYOR SEGURIDAD: el archivo electrónico es más seguro por la posibilidad de generar back ups y no encontrarse sujetos a inclemencias climáticas, accidentes, incendios, etc.

4) ANTICIPA EL COBRO: dado que la factura no se ve afectada por los tiempos de distribución física, llega antes al cliente, lo que posibilita la anticipación del pago.

5) CERTEZA EN LA RECEPCIÓN: mediante recibos electrónicos se asegura la correcta recepción y visualización del documento enviado.

6) AHORRO DE TIEMPOS: una vez que el sistema está en pleno funcionamiento, se automatizan los procesos y el tiempo para la facturación es hasta un 80% menor al utilizado haciéndolo en forma manual.

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